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E-Mail-Knigge: 5 Tipps für professionelle Mails
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- Erstellt: Freitag, 07. Juli 2023 16:04
Der Arbeitsalltag erlaubt uns oft nicht, viel Zeit mit Mailschreiben zu verbringen. Da kann es schon mal vorkommen, dass man sich unabsichtlich ein paar soziale Schnitzer leistet. Das kann einen schlechten Eindruck in der Gästekommunikation machen.
Deshalb versorgen wir Sie heute mit 5 Tipps für Mails mit gutem Ton: Hier kommt der TT-Mail-Knigge für die moderne Netiquette!
Warum Zeit mit Netiquette verbringen?
Gästekommunikation via E-Mail ist praktisch, schnell und meist sehr verlässlich. Zumindest, wenn die E-Mail sauber rausgeht! Es kann schon vorkommen, dass die Kombination aus Tippfehlern und Zeitdruck ein schlechtes Bild von Ihnen malt.
Flüchtig versendet, kann eine E-Mail auch gerne als unhöflich gelesen werden. Das kann sich negativ auf Ihr Image auswirken. Da kommt es natürlich auch auf den/die Empfänger:in an. Um Missverständnissen dennoch vorzubeugen, hier 5 Tipps!
5 E-Mail-Knigge-Regeln für den guten Ton
🤝 E-Mail-Knigge #1: Professionell formulieren
Emoticons, auch gerne Emojis oder Smileys genannt, sind für die geschäftliche Kommunikation ungeeignet. Achten Sie lieber darauf, klare Formulierungen zu wählen, die genau das aussagen, was Sie vermitteln möchten. Dann sind die Bildchen auch überflüssig.
Ausnahme: Wenn Sie jemanden persönlich sehr gut kennen und der lockere Austausch auf Gegenseitigkeit beruht. Die Anti-Emoticon-Regel gilt eher für den Erstkontakt mit interessierten Gästen.
🤝 E-Mail-Knigge #2: Kurz halten
Alles was rein muss, muss rein – aber muss es das wirklich? Bildschirmtexte sind mühsam zu lesen, vor allem am Smartphone. Daher ist ein guter Tipp, Ihren Text in mehrere Abschnitte zu unterteilen und ihn kurz zu halten.
Komplizierte Sätze stehlen zuerst Ihre Zeit beim Schreiben und als direkte Konsequenz auch die Zeit Ihrer Empfänger:innen beim Lesen.
Faustregel: Nie E-Mails versenden, die länger als eine A4-Seite sind!
🤝 E-Mail-Knigge #3: Klaren Betreff wählen
In der Kürze liegt die Würze – auch beim Betreff. Wenn Sie ein Mail erhalten, möchten Sie doch auch auf den ersten Blick erkennen, worum es geht, nicht wahr? Ihren Adressaten geht es ebenso!
Vermeiden Sie Formulierungen wie „Wichtig“ oder „Frage“, weil damit kein Handlungsanreiz verbunden ist. Ebenso wenig sinnvoll ist es, die Priorität als „Hoch“ anzugeben.
Besser: Klare Schlüsselwörter! Das ist auch für die Organisation Ihres Posteingangs angenehm. Beispiel: Angebot | Urlaub im Haushof in Fantasieort.
🤝 E-Mail-Knigge #4: Korrekturlesen
Vor dem Absenden empfiehlt es sich, die E-Mail korrekturzulesen. Wichtig dabei sind: Tonalität, Grammatik, Interpunktion, Orthographie, Anrede, Grußformel und Signatur.
Die meisten Mailprogramme haben eine automatische Rechtschreibprüfung. Aus diesem Grund wirkt es gleich doppelt schludrig, wenn einem gar viele Fehler entgegenspringen. Auf der anderen Seite kann man sich auch nicht immer zu 100% auf die Autokorrektur verlassen.
Tipp: Gerade bei Vorlagen, die öfter verwendet werden, lohnt es sich, jemanden gegenlesen zu lassen. Im Zweifelsfall auch vorher in ein Word-Dokument kopieren, da ist die Prüfung besser.
🤝 E-Mail-Knigge #5: Immer freundlich bleiben
Mit einer E-Mail schicken Sie immer auch einen gewissen Ton an Ihre Empfänger:innen. VERSALIEN wirken aufdringlich, ebenso viele Ausrufezeichen!!!! Da kann man schnell das Gefühl bekommen, angeschrien zu werden … Bleiben Sie höflich & sachlich.
Bonustipp: Auch wenn Ihnen Kritik entgegenkommt – antworten Sie nie mit Ironie! Die wirkt gerade in Schriftform sehr arrogant und ist oft nicht so gut zu erkennen, wie es verbal der Fall wäre.
Fazit: Ein freundlicher, professioneller E-Mail-Verkehr öffnet Tür und Tor!
Falls Sie sich dennoch einmal unsicher sind, oder gerne professionelle E-Mail-Vorlagen zur Wiederverwendung abspeichern möchten, dann melden Sie sich gerne beim TT-Team. Wir helfen Ihnen gerne beim Texten, Formulieren und bei der Kundengewinnung.
